Excel Tutorial – die wichtigsten Funktionen Schritt-für-Schritt

Excel Tutorial – die wichtigsten Funktionen Schritt-für-Schritt

Wer mit Excel arbeitet, kennt sich sicherlich mit den Grundfunktionen von dem Programm aus. Gerade im Online-Marketing müssen regelmäßig große Daten beispielsweise aus verschiedenen Kampagnen erstellt werden, um zu schauen, welche Taktik gut funktioniert und welche nicht.

Damit du schnell große Datenmengen übersichtlich gestalten und sortieren kannst, findest du in diesem Artikel die besten Funktionen von Excel, die dir den Arbeitsalltag erleichtern.

Wir beschäftigen uns mit:

• Tabellen erstellen
• Pivot Tabellen erstellen
• Funktion von Oder – Und
• Funktion von Wenn – Dann
• Erstellung eines Diagramms
• Datensätze hervorheben durch bedingte Formatierungen 

Excel Tabellen erstellen – Grundkurs Excel

https://www.youtube.com/watch?v=fn0dwqRD6Jc

In diesem Teil des Artikels zeige ich dir, wie man mit Excel gut funktionierende Tabellen erstellt, mit denen du viel einfacher arbeiten kannst.

Excel ist letztendlich schon ein Tabellen-Tool. Aber in diesem Tool lassen sich weitere Tabellen erstellen. In der Welt von Excel stehen dir so viele Möglichkeiten zur Verfügung und die wichtigsten Tools werden wir im gesamten Artikel durchgehen. 

Fallbeispiel Excel Tabelle aufbauen

Damit du Schritt-für-Schritt folgen kannst, zeige ich dir anhand eines Beispiels, wie du sorgfältig eine Tabelle in Excel erstellen kannst. Wir erforschen zusammen die Filtermöglichkeiten und die Einstellungen in Excel. 

Um beispielsweise Reportings zu erstellen, müssen wir eine zusätzliche Tabelle in Excel erstellen. Das hat den Vorteil, dass man grafische Dinge einfach ansprechender erstellen kann. Zusätzlich kann man sie anders ordnen lassen. Man kann sagen, dass die Funktionen durch diese zusätzlichen Tabellen ganz gut sind für beispielsweise Reportings oder wenn man Daten für Teamarbeit aufarbeiten möchte.

Durch den guten Überblick kommen alle im Team schneller und besser damit zurecht und können effizienter arbeiten.

Tabelle mit Daten anlegen

Erstelle dir eine “Tabelle” mit den Daten für Monate, Aufrufe und Impressionen.

Du solltest drei Tabellenspalten haben – A für Monat, B für Aufrufe und C für Impressionen. Die Tabellenzeilen sind in diesem Beispiel auf 13 Stück eingeschränkt. In Zeile 1 befinden sich Monate, Aufrufe und Impressionen. Zeile 2 – 13 sind die Monate und die dazugehörigen Angaben und Daten.

Möchtest du die Spalten erweitern, klickst du einfach in das Feld unterhalb des Buchstaben D und gibst beispielsweise CTR für die Klickrate ein. Die CTR berechnet sich aus dem Verhältnis Aufrufe und Impressionen. Diese Summe kann in Spalte D mittels einer Formel automatisch berechnet werden.  Dafür markierst du Spalte A und B und tippst die Formel, wie im Bild, ein. Bestätige mit der Enter-Taste und schon hast du das Ergebnis der CTR. Diesen Vorgang wiederholst du, bis du in Zeile 13 angekommen bist.

Tabelleninhalt weiter verarbeiten

Um die Angaben in eine Tabelle einzuarbeiten, markierst du alles von Spalte A – D und Zeile 1 – 13. 

Betätige die Tasten STRG und T auf deiner Tastatur. Du gelangst so in den Bereich beziehungsweise auf den Reiter “Einfügen”. Hier wählst du “Tabelle” und gibst der Tabelle einen Namen.

Die Tabelle formatiert sich automatisch und präsentiert sich schon in einem ansehnlichen Äußeren.

Jede Zeile wurde abwechselnd in zwei Farben unterlegt, um einen guten Überblick zu erhalten. Sicherlich kann man diese Farbeinstellungen auch mühselig per Hand einfärben, aber so geht es schneller.

Filterfunktionen in der Tabelle

Was hat sich nun verändert? Schaust du dir die Spalten A – D an, findest du neben den Spaltenbezeichnungen einen Pfeilkasten, den du beim Anklicken öffnen kannst. Öffnest du den Kasten, kannst du beispielsweise die Aufrufe, nach 

• aufsteigend
• absteigend
• nach Farbe

sortieren. 

Egal wie du was sortieren möchtest, anhand unseres Beispiels passen sich der Monat, die Impressionen und die CTR automatisch an. So würde es sich auch verhalten, wenn du nach CTR sortieren möchtest. Man kann sagen, egal was du sortieren willst, die ganze Zeile passt sich der Sortierung an. 

Über die Öffnung des Pfeilkastens kannst du auch “Benutzerdefinierte” Einstellungen vornehmen.

Reiter Entwurf: Über den Reiter Entwurf, weiter über Formvorlagen, kannst du weitere Einstellungen vornehmen, wie beispielsweise die Farbkonstellation deiner Tabelle. Auch ein individuell angepasstes Tabellenformat ist möglich. Probiere dich diesbezüglich aus, was besser für dich funktioniert. Auch das Einblenden der Kopfzeile ist über diese Funktion möglich. 

Reiter Datenschnitt einfügen: Wenn du dir bestimmte Bereiche separat anschauen möchtest, klicke einfach auf die Spalte, die einer genaueren Betrachtung unterzogen werden soll. Anschließend klickst du auf Datenschnitt einfügen. Es öffnet sich ein Fenster und hier wählst du nochmals die Spalte aus, die du genauer unter die Lupe nehmen willst. Dieser Bereich kann von dir separat gefiltert und auch bearbeitet werden.

Daten exportieren und Duplikate in Excel entfernen

Weiterhin ist es möglich Daten zu exportieren und Duplikate zu entfernen. Letzteres ist super hilfreich, wenn du eine große Datenquelle cleanen möchtest, ohne das per Hand zu machen.

Hast du als Datenquelle ein anderes Dokument oder ein anderes Tabellenblatt genommen, und dort beispielsweise Daten importiert hast, kannst du relativ einfach die Daten aktualisieren, indem du auf Entwurf gehst und schon werden die Daten erneut gezogen.

Wie man nun eine Excel Tabelle erstellt, weißt du jetzt. Schauen wir uns gemeinsam an, was man mit “bedingter Formatierung” alles anstellen kann.

Excel bedingte Formatierung – Datensatz hervorheben

Damit du deine Daten gut auswerten kannst, solltest du die Funktion der bedingten Formatierung in Excel kennen.

Ich verwende die “bedingte Formatierung” sehr häufig in meinem Job als Online-Marketer. Sie nimmt mir unwahrscheinlich viel Arbeit und möchte sie daher nicht mehr missen. 

Dieses Tool zeigt dir auf den ersten Blick an, welche Dinge gut funktionieren und welche nicht. Du kannst demnach sofort mit der Verbesserung der nicht gut funktionierenden Dinge anfangen. 

Bedingte Formatierung anhand eines Beispiels anwenden

Um direkt zu starten, kannst du den Datensatz aus dem vorherigen Teil des Artikels verwenden.

Markiere dir die Spalte B und gehe weiter über den Reiter “bedingte Formatierung”. Mit einem Klick springt ein Menüfenster auf. Anschließend wählst du den Teil “Farbskalen” aus.

Je nachdem welche Farbskala du auswählst, zeigt dir Excel anhand von Farben die verschiedenen Werte an. Grün für gut, orange für mittelmäßig und rot für schlecht.

Regeln verwalten bei bedingter Formatierung

Um noch mehr Spielraum in der Farbverwaltung zu erhalten, nimmst du bitte die vorherige Farbformatierung raus. 

Gehe wieder über den Reiter “bedingte Formatierung” und anschließend auf “Regeln verwalten”. Es öffnet sich ein Menüfenster, in dem du Regeln erstellen kannst und Excel angibst, was er anhand der Zelleninhalte anstellen soll.

Wähle als Erstes den Regeltyp aus. In diesem Beispiel wählen wir “Nur Zellen formatieren, die enthalten” – und zwar folgende Werte, alles größer als 50 000. 

Egal welche Einstellungen du diesbezüglich vornimmst, bestätige immer auf den Button “OK”. 

Du kannst diesen Wert in den Einstellungen auch eine andere Schrift, eine andere Farbe oder ähnliches vergeben. Diese Einstellungen finden alle in diesem Menüfenster statt.

 

Jetzt kannst du schon eine Tabelle erstellen und mit einer “bedingten Formatierung” arbeiten. Schauen wir uns an, was eine Pivot Tabelle ist und wie sie dir im Business zur Seite steht.

 Kinderleicht Pivot Tabellen in Excel erstellen – Warum & Wie

https://www.youtube.com/watch?v=c7YAQuvrSec&t=4s

Wofür braucht man Pivot Tabellen und wie kann man sie erstellen? Möchtest du gewisse Sachen auswerten und das mittels Pivot Tabellen machen? Dann bleib dran, ich werde dir die Vorteile 1 zu 1 auflisten. 

Wofür braucht man Pivot Tabellen?

Im Online-Marketing beispielsweise kann man relativ viele unübersichtliche Daten sehr schnell übersichtlich darstellen. Hinzu kommt, dass du Daten innerhalb dieser Pivot Tabelle schnell neu anordnen kannst. Das heißt, du kannst verschiedene Sortierungen machen und Tage und Uhrzeiten entsprechend nach gewissen Faktoren relativ schnell anzeigen lassen. 

Vorteil: Hast du viele Daten und möchtest sie dir schnell und übersichtlich anzeigen lassen, ist die Pivot Tabelle dein bester Freund.

Hinweis: Eine Pivot Tabelle kannst du in Excel, wie auch in Google Docs erstellen. 

Praxisbeispiel einer Pivot Tabelle

Im Online-Marketing haben wir beispielsweise eine Kampagne und wollen uns jetzt anschauen, wann und wie viele Klicks um eine bestimmte Uhrzeit an einem bestimmten Tag generiert wurden.

Dazu musst du in einer deiner Kampagnen eingeloggt sein und gehst zum Button “Werbezeitplaner”. Öffne den Button “Informationen zum Zeitplan”. Klicke anschließend auf Tageszeit und Wochentag.

Du siehst nun vor dir eine lange Liste mit den gewünschten Angaben. Sicherlich kannst du in der Kampagne schon sortieren und somit die geforderten Informationen erhalten. 

Um die Masse an Daten besser aufzunehmen, ist es immer besser, alle Daten visuell zu sehen, um beispielsweise zu sehen, wann genau die Stoßzeiten sind.

In dem abgebildeten Zustand über die Kampagne ist das schwer zu ermitteln und man müsste sich überlegen, wie man einen besseren Überblick erhält.

Dabei hilft dir eine Pivot Tabelle. Denn schlussendlich ist es bei einer Pivot Tabelle egal, ob du Tage oder Uhrzeiten hast. Eine Pivot Tabelle bietet dir 1000 verschiedene Anwendungsmöglichkeiten an, mit denen du endlich den Überblick behältst.

Kampagnen Übersicht herunterladen und in eine Excel Tabelle übertragen

Neben den Buttons Filter und Spalten befindet sich ein Pfeil. Den klickst du an und schon lädst du die Daten aus der Kampagne herunter. Anschließend öffnest du sie in Excel. 

Entferne nun alle leeren Datensätze, in dem du die Spalten löscht. Weiterhin entfernst du alle nicht notwendigen Zeilen – beispielsweise Kampagnen-Namen.

Als Nächstes ist zu empfehlen, ein ganz neues Datenblatt zu öffnen. Das kannst du, indem du ganz unten auf “Neues Blatt” klickst. Gib diesem einen Namen.

Jetzt geht es auch schon ganz schnell. Klicke auf “Einfügen” und anschließend auf Pivot Tabelle.

 Einstellungen für eine Pivot Tabelle vornehmen

Es öffnet sich ein Fenster, indem du einige Einstellungen vornehmen musst, damit das System weiß, was du möchtest.

Nehmen wir wieder ein Beispiel: Excel möchte nun wissen, woher es die Daten ziehen soll. Zur Auswahl stehen:

• Tabelle
• Bereich 

 

Gehe nun zurück auf deinen Kampagnen Bericht – beziehungsweise dein altes Datenblatt – und markiere in diesem Datenblatt alle wichtigen Daten. Sicherlich kannst du auch noch andere Datenquellen anzapfen – das ist aber eher selten, sollte nur beiläufig erwähnt werden.

Wähle nun im neuen Datenblatt die Stelle aus, an der die Pivot Tabelle anfangen soll aufzubauen. Meine Wahl fiel auf Spalte B und Zeile 4.

Es öffnet sich folgende Übersicht in einer Spalte, die sich dir auf der rechten Seite zeigt.

Pivot Tabelle nach den eigenen Wünschen mit Pivottable-Felder erstellen

Gehen wir davon aus, du möchtest die Daten nach der Tageszeit sortieren – setze einen Haken in den Kasten. Diese landet in dem Kasten “Werte”. Da brauchst du sie allerdings nicht, also verschiebst du sie per Drag and Drop in den Kasten “Zeilen”.

Zusätzlich möchtest du die Impressionen auswerten – setze wieder einen Haken in den Kasten. Und der Wochentag wäre auch für dich interessant. Also wieder einen Haken in den Kasten. Da die Werte sich wieder in den Kästen unten einfügen und diese nicht immer richtig einsortiert sind, räumst du etwas auf, indem du die jeweiligen Angaben in die richtigen Spalten setzt.

• Tageszeit in Spalten
• Wochentag in Zeilen
• Impressionen in Werte

Du siehst nun, dass sich die gesamte Tabelle verschoben und einsortiert hat. 

Farbskala für den perfekt Überblick in der Pivot Tabelle

Anhand der Formatierung hast du nun schon einen sehr guten Überblick über die verschiedenen Impressionen an den Wochentagen und Uhrzeiten. Das menschliche Auge kann farbliche Unterschiede besser aufnehmen und dafür machst du dir eine Farbskala zu Nutze. 

Markiere dazu die erste Zeile – Montag und die Uhrzeiten. Klicke nun auf den Reiter “Start” und anschließend auf “Bedingte Formatierungen”. Der nächste Klick geht auf “Farbskalen”.

Die perfekte Auswahl einer Farbskala ist immer noch das Ampelsystem. Grün, orange und rot.

Die Farben stehen für: 

• Grün – beste Impressionen
• Orange – mittelmäßige Impressionen
• Rot – schlechte Impressionen

Führst du diesen Schritt in jeder Zeile durch, kannst du auf Anhieb erkennen, wo du die meisten Impressionen erreicht hast.

Je nachdem, was du für dich und dein Unternehmen filtern möchtest, kannst du in der Pivot Tabelle alles einstellen, was du brauchst. Eine Pivot Tabelle passt sich deinen Wünschen an und nicht anders herum.  

Wenn du an deinen Werten bestimmte Bedingungen knüpfen möchtest, dann kannst du die Oder – Und Funktion in Excel nutzen. 

So nutzt du die ODER – UND Funktion in Excel!

In diesem Teil des Artikel schauen wir uns an, wie du mit der Oder – Und Funktion in Excel arbeitest und wie du sie noch verschachteln kannst. 

Eine Tabelle hast du aus den vorherigen Absätzen bereits vorliegen. Die Basis der Tabelle sollte aus 

 

• A – Monat
• B – Aufrufe
• C – Impressionen 
• D – CTR

und den dazugehörigen Daten bestehen. Letztendlich nutzen wir die Oder – Und Funktion, wenn wir zwei Spalten einfügen. 

• E – eines der beiden Kriterien ist erfüllt
• F – beide Kriterien sind erfüllt.

Nutzen und Formel der Oder-Funktion

In Spalte E gibst du die Formel ein, wie auf dem Bild zu erkennen. Mit Betätigen der Enter-Taste zeigt dir das System an, ob eines der beiden Kriterien erfüllt ist. Hier nutzt du die Oder-Funktion.

Achtung: Die Daten in den Spalten auf dem Foto sind fiktiv und du solltest dort deine eigenen Daten eingeben.

Nutzen und Formel der Und-Funktion

Widme dich nun der Spalte F indem ermittelt wird, ob beide Kriterien erfüllt wurden. Gib dazu wiederum die Formel im Bild ein und ersetze meine fiktiven Zahlen durch deine realen Zahlen.

Schlussendlich ermittelt Excel durch die Formel, ob die Kriterien erfüllt wurden und zeigt dies in Worten an.

Dieses System kannst du gut nutzen, um schnell Reportings zu erstellen und zu schauen, was funktioniert und was nicht. So kannst du rasant große Mengen von Daten verarbeiten und dir einen guten Überblick verschaffen.

 Excel Wenn Dann Funktion (verschachtelt mit mehreren Bedingungen)

https://www.youtube.com/watch?v=VJ1U2RQ_Xec&t=2s

Gleiches gilt bei der Wenn – Dann Funktion. Allerdings ändert sich die Formel.

Nutzen und Formel der Wenn – Dann Funktion

Um die Wenn-Funktion zu nutzen, kannst du bei deiner Tabelle aus dem vorherigen Beitragsteil bleiben.

Nehmen wir an, du möchtest die Impressionen auswerten, dann setzt du in Spalte E den Namen der Spalte und betitelst sie beispielsweise mit “Zielwerte IO KO”.

Anschließend gibst du die Formel wie im Bild in die Spalte 2 ein.

Hast du alles richtig in die Formel integriert, siehst du das nach Betätigen der Enter-Taste und anhand der Bezeichnung in der Tabelle.

• Zielwert verfehlt
• Zielwert massiv verfehlt
• Zielwert erreicht

Das war es auch schon. Anhand der Formel kannst du vielerlei Dinge auswerten. Du musst nur angeben, was du wie ausgewertet haben möchtest. Passe demnach die Formal an deine Wünsche an.

Möchtest du bestimmte Daten in einem Diagramm erstellen, dann lass uns gleich weitermachen.

Excel Diagramm erstellen

https://www.youtube.com/watch?v=zT-3sLB5C_c&t=7s

Ein weiteres wichtiges Tool, was dir in vielen Bereichen und im Online-Marketing behilflich ist sind Diagramme, die in Excel wunderbar erstellt werden können. 

Der Vorteil von Diagrammen ist die einfache Darstellung von komplexen Sachverhalten, die so einfacher für Kunden und Unternehmer zu verstehen sind.

Damit auch du weißt, was für potenzial in der Diagrammerstellung steckt, zeige ich dir die wichtigsten Funktionen auf. 

 Excel Diagramm für Reportings erstellen

Im Online-Marketing und bestimmten Berufszweigen ist es unerlässlich mit Diagrammen zu arbeiten. Viele Datensätze werden so visuell aufgesetzt und zeigen im Gesamtüberblick eine bestimmte Tendenz. 

Es gibt verschiedene Diagramm-Möglichkeiten – ich zeige dir eine vereinfachte Version auf, damit du auch alles gut nachvollziehen kannst. Im Anschluss solltest du ruhig mal die verschiedenen Vorlagen ausprobieren, um für dich das richtige Diagramm zu finden.

Um gleich einen Datensatz nutzen zu können, erstelle dir einen kleinen Datensatz, der wie auf dem Bild vier Spalten hat.

• Datum – Januar bis Dezember
• Anfang der Periode – Startdatum 01.01.2019
• Ende der Periode – Enddatum 31.12.2019
• Aufrufe aus deiner Kampagne – genaue Anzahl der Aufrufe

Datensatz sortieren für die Erstellung eines Diagramms

Um ein Diagramm erstellen zu können, muss Excel wissen, welche Daten es aus der Tabelle übernehmen soll. Demnach ist der erste Schritt das Sortieren der verschiedenen Spalten.

Soll das Diagramm nur die Monate und die Aufrufe anzeigen, markierst du die jeweiligen Spalten.  

Diagramm erstellen mit sortierten Datensatz

Anschließend klickst du auf den Reiter “Einfügen”. Dir werden nun zahlreiche Möglichkeiten dargeboten, die du in dein Diagramm einsetzen und vor allem wie du dein Diagramm in Excel aufzeigen möchtest. Die Auswahl kannst du im Bereich “Diagramme” auswählen.

Eine tolle Möglichkeit bietet der Bereich “Empfohlene Diagramme”. Hier kann man anhand des Datensatzes schon vorab sehen, wie das mögliche Diagramm aussehen wird. 

Möchtest du ein übersichtliches Diagramm erstellen, empfiehlt sich ein Säulendiagramm oder ein Liniendiagramm. Letzteres nutzen wir jetzt in diesem Beispiel und wählen es mit einem Klick aus. 

Es erscheint rechts von deinem Datensatz das fertige Liniendiagramm.

Diagramm individuell gestalten

Unter dem Reiter Entwurf hast du nun noch die Möglichkeit verschiedene Stile des Liniendiagramms zu verändern und dem ganzen einen individuellen Look zu verleihen.

Weiterhin kannst du unter dem Reiter weitere Diagrammelemente hinzufügen:

• Achsen
• Achsentitel
• Diagrammtitel
• Datenbeschriftungen
• Datentabelle
• Fehlerindikatoren
• Legenden
• Linien
• Trendlinien

Hinweis: Jedes dieser Elemente verfügt über weitere Unterpunkte, die du mit deinem Diagramm einpflegen kannst.

Möchtest du deinen Diagrammtypen doch nochmal ändern, so kannst du dies jederzeit unter dem gleichnamigen Reiter.

Der kleine Ausflug in die Welt der Excel Diagramme soll dich bei deinem Vorhaben unterstützen. Was du für dich aus der gesamten Palette von Excel nutzen kannst und willst, musst du durch probieren herausfinden.