Microsoft Teams Tutorial: Einrichtung in nur 10 Minuten
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Du bist neu bei Microsoft Team und weißt noch gar nicht, wo was ist und bist ein bisschen mit dem Tool überfordert? Dann bist du hier genau richtig. Denn: Im folgenden Artikel gebe ich dir einen ersten Einstieg in das meiner Meinung nach mächtigstem Tool für Video Konferenzen und digitale Zusammenarbeit.
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Gerade jetzt in der schwierigen Zeit, in der viele im Home-Office - Artikel - arbeiten. Das Video findest du findest du auf meinem Kanal – sind gute Tools für eine funktionierende Zusammenarbeit sehr wichtig.
Mit Microsoft Teams kannst du alle Produkte von Microsoft Office nutzen. So zum Beispiel:
Da das Tool Microsoft Teams so viele Dinge zu bieten hat, die ich in diesem Artikel nicht einzeln auflisten kann, stelle ich dir nur die Basics vor.
Was ist Microsoft Teams?
Microsoft Teams ist ein sehr mächtiges Collaboration Tool, welches dafür ausgelegt ist, mit vielen Menschen eine Unterhaltung zu führen oder Meetings abzuhalten. Auch ist es möglich gemeinsam zeitgleich an Themen zu arbeiten.
Im Vergleich zu Skype – welches ebenfalls zu Microsoft gehört – ist das Ganze aber noch mehr darauf ausgerichtet, mit mehreren Personen produktiv remote (von zu Hause aus) zu arbeiten. Es fühlt sich an, als wenn man im Büro nebeneinandersitzt und arbeitet.
Es sind alle Funktionen von Microsoft Office integriert. Heißt: Man kann, zum Beispiel, zusammen an einer Excel- oder Word-Datei arbeiten. Zusätzlich kann alles per Videoübertragung eingerichtet werden.
Und wie auch bei Zoom, können User den Fernzugriff beantragen und wenn man dies erlaubt, kann derjenige an dem anderen Computer Einstellungen vornehmen.
Wie du mit Zoom in 10 Minuten ein Meeting erstellst? Schau dir das passende Video an. Oder lies dir den Blogbeitrag durch.
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Microsoft Teams Account erstellen – Schritt-für-Schritt
Gib in die Google Suchmaschine „Microsoft Teams“ ein oder klicke auf den Link.
Klicke den Button „für Unternehmen“ an.
Startseite Microsoft Teams © Carlo Siebert
Im nächsten Schritt fügst du deine E-Mail-Adresse ein – ob privat oder geschäftlich, ist egal.
E-Mail-Adresse eingeben und auf "Weiter" bestätigen © Carlo Siebert
Im nächsten Fenster wirst du nach der Verwendung von Microsoft Teams gefragt. Du wählst die Variante „Für die Arbeit“ aus. Bestätige deine Eingabe auf „Weiter“.
Wenn du noch kein Konto bei Google hast, musst du dir jetzt eins erstellen und die folgenden Angaben auf den folgenden Seiten befolgen.
Wähle aus, für was du Microsoft Teams verwenden möchtest © Carlo Siebert
Weboberfläche von Teams
Wurde dein Konto eingerichtet, befindest du dich auf der Weboberfläche von Microsoft Teams. Das Pop-Up Fenster, welches sich gleich nach dem Start der Weboberfläche öffnet, beinhaltet einen Link. Diesen kopierst du dir und teilst diesen mit deinem Team. Deine Team-Kollegen klicken sich über diesen Link ein.
Hier findest du deinen Link für das Tool Mircosoft Teams © Carlo Siebert
Rechtsseitig kannst du sehen, wer sich bereits alles über den Link eingeloggt hat. Darunter befindet sich ein Button „Allgemein“. Hier kannst du eine gesamte Organisation auf einzelne Kanäle aufteilen. Zum Beispiel: Marketing, Buchhaltung usw. Sprich: Das was hier sehen ist wie eine Art Chat, nur auf professioneller Ebene.
Das Dashboard von Microsoft Teams im Überblick © Carlo Siebert
In dieser Chat-Funktion kannst du ganz normal eine Unterhaltung starten. Jedes Teammitglied kann dann auf diese Nachricht antworten und auch eine neue Unterhaltung beginnen.
Heißt: Alle Unterhaltungen werden so automatisch kategorisiert. So wird unterbunden, dass sich verschiedene Themen überschneiden und wichtige Informationen untergehen.
Die Chatfunktion in MS-Teams ist gut aufgestellt © Carlo Siebert
Beispiel: Sollten sich 20, 30 oder 40 Mitglieder gleichzeitig im System finden und alle etwas schreiben und dazu noch verschiedene Themen besprechen, so wird es unübersichtlich. Es ist also sehr wichtig die Teams in Gruppen, wie zum Beispiel bei WhatsApp einzurichten. So kann man schnell einen Bezug auf das jeweilige Thema finden und gezielt und schnell darauf antworten.
Desktopversion
Wenn du überwiegend auf dem Arbeitscomputer unterwegs bist, empfehle ich dir, die Desktopversion zu nutzen und vorher herunterzuladen. Die Web-Version läuft flüssiger und besser. Den Button dafür findest du unten Links in der Bearbeitungsleiste.
Nachdem du dich mit deinen Daten angemeldet hast, findest du alles so vor, wie du es auch in der Weboberfläche von Microsoft Teams gesehen hast.
Ansicht Desktopversion von Mircosoft Teams © Carlo Siebert
Möchtest du Einstellung bei Microsoft Teams vornehmen, gehst du über dein Konto-Icon. Hier kannst du:
In diesem Bereich kannst du sämtliche Einstellungen vornehmen, die dein Konto betreffen © Carlo Siebert
Meeting starten
Möchtest du in Microsoft Teams ein Meeting starten, findest du in dem grauen Balken unterhalb der Chats ein Kamera-Symbol. Dieses klickst du an. Im oberen Bereich des schwarzen Fensters kannst du einen Betreff einfügen. Möchtest du das Meeting starten, bestätige dies auf dem Balken im Videofenster.
Starte nun dein Meeting im MS-Tool © Carlo Siebert
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, bestätige hier den Button „Zugriff zulassen“.
Dein Videofenster ist nun bereit. Aus diesem Fenster heraus kannst du die Kamera sowie den Sound an- und ausschalten, Bildschirm freigeben, Kontakte einladen und das Meeting verlassen.
Alle Funktionen der Menüleiste, die du während eines Meetings nutzen kannst © Carlo Siebert
Weiter kann man Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen anzeigen lassen. Arbeitest du mit Microsoft Whiteboards kann man auch diese anzeigen und übertragen lassen.
Weitere einzelne Funktionen sind zum Beispiel der Weichzeichner. Das ist eine gute Funktion, wenn man im Home-Office arbeitet und nicht jeder deinen privaten Hintergrund sehen soll.
Im unteren Bereich siehst du die Whiteboard Funktion aus dem Tool © Carlo Siebert
Eine weitere Funktion ist der Untertitel – leider derzeit nur auf Englisch verfügbar. Diese Funktion ist gut zu nutzen, wenn es im Meeting ein bisschen lauter ist und die anderen Teilnehmer schlecht zu verstehen sind. Einfach mitlesen und schon hast du nichts Wichtiges verpasst.
Zusammen an Dokumenten arbeiten
Besonders gut an Microsoft Teams ist das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Wenn du schon mit Google Docs oder Google Sheets arbeiten solltest, dann ist dir die Funktion bekannt und du kennst die Vorteile.
Um nun eine Word oder Excel Datei zu teilen, klickst du in der oberen Bearbeitungsleiste auf Dateien und ziehst das geforderte Dokument hoch.
Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist im Meeting Tool möglich © Carlo Siebert
Das war jetzt nur eine kleine Einführung in das Team-Tool Microsoft Teams. Ich hoffe, ich konnte dir so den Einstieg erleichtern.