Zoom Tutorial: In 10 Minuten Meetings erstellen + Tipps und Tricks
Wenn du noch nicht weißt, wie Zoom funktioniert, deine Probleme hast, wenn du in einen Zoom Call musst und der Sound funktioniert nicht oder ein anderes Problem mit dem Tool hast, dann ist der folgende Artikel genau der Richtige für dich.
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Was bietet Zoom?
Ich nutze Zoom für all meine Coaching Calls und teils auch für Projekte mit anderen Kunden. Tolle Vorteile des Zoom Tools sind zum Beispiel:
Bei der Funktion gibt es beispielsweise auch die Möglichkeit einen Fernzugriff zu beantragen. So kann man in einem Coaching mit einem Klick auf den Bildschirm von dem Kunden zugreifen, falls er mal nicht weiter weiß.
7 Schritte zur Anmeldung bei Zoom
Um dich auf Zoom anzumelden, besuchst du die Website von Zoom.
Anschließend klickst du auf den Button „kostenlose Registrierung“. Nun hast du drei Möglichkeiten dich zu registrieren:
- E-Mail-Adresse
- Google-Konto
- Facebook-Konto
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Es gibt 3 Möglichkeiten sich bei Zoom zu registrieren © Carlo Siebert
Im nächsten Schritt wirst du gefragt, ob du Werbe-E-Mails bekommen möchtest. Zum Ausstellen der Werbe-Mails gehst du mit einem Klick auf Einstellungen und entfernst alle Haken, die für dich nicht interessant sind.
Zoom hat dir eine Mail geschickt, die du bestätigen musst, um dein Zoom-Konto zu aktivieren.
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Mit einem Klick Werbe-Mails von Zoom abbestellen © Carlo Siebert
Gib im folgenden Schritt deinen Vornamen und Namen ein. Wichtig: Keine Kürzel oder sonstiges – jeder soll wissen, mit wem er es zu tun hat – Professionalität.
Kennwort und Passwort bestätigen und anschließend die Eingaben mit dem Button „Fortfahren“ bestätigen.
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Login-Daten bei Zoom festlegen © Carlo Siebert
Das nächste Fenster bietet schon direkt die Möglichkeit an, Kollegen einzuladen. Möchtest du das jetzt noch nicht, dann überspringe den Schritt.
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Lade ganz einfach Kollegen zum Zoom Meeting ein © Carlo Siebert
Auf der nächsten Seite bekommst du deine persönliche URL angezeigt. Klickst du „per Computer dem Audio beitreten“ lädt sich Zoom. Nicht vergessen den Nutzungsbestimmungen zustimmen.
Zoom startet dann automatisch und du trittst dem Meetingraum bei. Ratsam ist es beim Beitreten über den Computer, ein Mikrofon zu haben. Bei Laptops benötigt man nicht zwingend eins, da die meisten ein Mikro eingebaut haben.
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Hier findest du deine persönliche URL von Zoom © Carlo Siebert
Die einzelnen Funktionen und Buttons von Zoom einfach erklärt
In deinem Zoom Fenster kannst du ganz oben „grau unterlegt“ sehen, wer gerade spricht. Weiterhin kannst du auf der Übersichtseite von Zoom sehen:
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Die wichtigsten Funktionen der Buttons in Zoom © Carlo Siebert
Die einzelnen Funktionen, die bildlich dargestellt sind, bedeuten:
Die Bearbeitungsleiste in Zoom
In der Bearbeitungsleiste kannst du alle Einstellungen vornehmen. Folgende Funktionen sind hier aufgelistet:
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Die Funktionen der Bearbeitungsleiste in Zoom © Carlo Siebert
Stumm schalten – der Pfeil rechts bietet dir verschiedene Funktionen
Video starten – der Pfeil rechts bietet dir weitere Einstellungsmöglichkeiten
Einladen – Standard-E-Mail, Gmail oder Yahoo Mail
Teilnehmer verwalten
Bildschirm freigeben
Chat – dieser startet, wenn du dich Stumm schaltest
Aufzeichnen – Achtung: Das Video wird erst gerändert, wenn die Aufzeichnung beendet ist.
Meeting beenden – du kannst dich als einziger ausklinken oder für alle gesamt das Meeting beenden.
Bildschirm freigeben die Basics in Zoom
In diesem Bereich hast du 5 Möglichkeiten deinen Bildschirm freizugeben:
- Bildschirm
- Whiteboard
- iPhone/iPad
- Dokument
- Zoom Cloudmeetings
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Die Basics in Zoom © Carlo Siebert
Bildschirm freigeben die Erweiterung
Klickst du auf die obere Leiste den Bereich „Erweiterung“ an, so kannst du hier deinen Bildschirm freigeben, nur den Computerton freigeben oder den Inhalt einer zweiten Kamera freigeben.
Diese Funktion nutzt man, wenn eine zweite Kamera angeschlossen ist, die zum Beispiel auf dein Whiteboard zeigt. Wenn du deinen Bildschirm freigibst, dann erkennst du das am grünen Rahmen, der sich um deinen Bildschirm zeigt.
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Erweiterungen nutzen bei der Bildschirmfreigabe in Zoom © Carlo Siebert
Dateien freigeben in Zoom
Möchtest du Dateien freigeben, kannst du diese direkt aus der Dropbox, OneDrive oder Google Drive entnehmen und teilen.
Die Startseite von Zoom im Überblick
Mit einem Klick auf das Zoom-Logo gelangst du auf die Startseite von Zoom. Die 3 wichtigsten Funktionen sind:
Meetings beitreten über Zoom
Klickst du auf die Schaltfläche „einem Meeting beitreten“, erscheint ein Feld, in dem du die ID eingibst, die dir zugeschickt wurde. Eine andere Variante wäre ein persönlicher Link. Bestätige die Eingabe über den Button „Beitreten“.
Über „einem Meeting beitreten“ kannst du auch ein Meeting planen. Den Button dazu findest du in der oberen Menüleiste.
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Schnell einem Meeting in Zoom beitreten © Carlo Siebert
Meetings planen in Zoom
Klickst du im oberen Menüband auf „Meeting planen“, öffnet sich eine Seite, in der du alle Einstellungen vornehmen kannst.
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So planst du ein Meeting in Zoom © Carlo Siebert
Nach den Einstellungen auf den Button „Speichern“ und fertig!
Die Zoom App im Überblick
Gib in deiner Suchleiste des Computers Zoom ein und öffne die App. Melde dich wie gewohnt zu einem Meeting an.
Auf der Oberfläche der Zoom App (Download) findest du die Buttons, um
- einem Meeting beizutreten,
- ein neues Meeting zu starten,
- ein Meeting zu planen
- oder den Bildschirm freizugeben.
Rechts daneben befindet sich ein Kalender, der dir aufzeigt, ob und welche Meetings heute anliegen. In der Bearbeitungsleiste kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen. Diese habe ich dir bereits im Artikel vorgestellt.
Alle Tipps und Tricks zu Zoom Meeting
Jetzt hast du in 10 Minuten ein Meeting in Zoom erstellt. Zoom kann aber noch eine Menge mehr. Nachfolgend gehe ich darauf ein, wie du:
Welche Zoom Einstellung im Desktopbereich kann ich vornehmen?
Öffnest du dein Zoom erscheint dein Dashboard. Rechts oben in der Ecke findest du das Zahnrad-Symbol. Mit einem Klick auf dieses kommst du in den Einstellungsbereich. Du kannst Einstellungen vornehmen in den Bereichen:
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Von A - Z Einstellungen für dein Zoom Meeting vornehmen © Carlo Siebert
Allgemeine Einstellungen in Zoom vornehmen
In den Grundeinstellungen von Zoom sind im Bereich Anwendung und Freigabe von Inhalten bereits Haken vorhanden. Um Zoom effektiv nutzen zu können, solltest du noch einige weitere Haken setzen.
Anwendung
Einladungs-URL in Zwischenablage kopieren nach Meeting Beginn: So sparst du einige Minuten am Tag
Erinnern Sie mich „0“ Minuten vor meinen bevorstehenden Meetings: Die Option ist absolut sinnvoll, damit das Meeting in einem stressigen Arbeitsalltag nicht untergeht. Voreingestellt sind 5 Minuten, das ist allerdings etwas knapp bemessen. Sinnig sind 10 bis 15 Minuten vor Beginn des Meetings.
Freigabe von Inhalten
Freigegebenen Bildschirm im Vollbildmodus anzeigen: Hier einen Haken setzen ist sinnvoller als im Bereich „Beim Start oder Betreten eines Meetings auf Vollbildmodus anzeigen“. Letzteres kann störend sein, wenn du nebenbei noch ein Dokument öffnen musst.
Die Fernbedienung aller Anwendungen aktivieren: Dieser Bereich ist sehr interessant, sollte aber erst später eingestellt werden, wenn es notwendig wird.
Video Einstellungen in Zoom
Auch hier sind einige Voreinstellungen vorgenommen. Diese sind auch alle sinnvoll.
Mein Video
Solltest du einen leistungsschwachen Rechner besitzen, stellst du dir diesen Bereich so ein, das alles passt.
Meetings
Einstellungen im Bereich „Namen aller Teilnehmer anzeigen, mein Video nach Beitreten ausschalten, Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden“ sind sinnig und einzustellen, sollte Zoom das für dich noch nicht erledigt haben.
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Wichtige Videoeinstellungen vor dem Zoom Meeting © Carlo Siebert
Audio Einstellungen bei Zoom
Hier hat Zoom viele Voreinstellungen vorgenommen. Passe diesen Bereich nach deinen Wünschen an. Jeder User hat unterschiedliche Hardware und Lautstärkeempfinden. Auch die Hintergrundlautstärke kann man hier gezielt verändern.
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Gute Ton- und Sprachqualität in einem Meeting sind wichtig © Carlo Siebert
Virtueller Hintergrund in Zoom aktivieren
Ein unordentliches Home-Office, Bilder im Hintergrund oder einfach nur Spielerei? Es gibt viele Aspekte den virtuellen Hintergrund bei Zoom zu aktivieren.
Möchtest du diese Funktion nutzen, kannst du über die Schaltfläche „Bild hinzufügen“ ein eigenes Bild auswählen oder du suchst dir ein schönes Bild über die Google Suche heraus. Dieses lädst du hoch und aktivierst es mit einem Klick.
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Möchtest du deinen Hintergrund im Home-Office nicht zeigen, lege dir einen virtuellen Hintergrund an © Carlo Siebert
Aufzeichnungen in Zoom
In diesem Bereich kommt es auf die Situation an. Möchtest du Sachen aufzeichnen, reichen die Standardeinstellungen in Zoom aus. Wenn es dir wichtig ist, kannst du der Aufzeichnung einen Zeitstempel verpassen.
Einen Haken bei „Für Videoeditor von Dritten optimieren“ ist in der Regel nicht nötig, da es sich meist um interne Aufzeichnungen handelt.
Welcher Haken allerdings in diesem Bereich immer aktiv sein muss – „Video während Bildschirmfreigabe aufzeichnen“.
Möchtest du die Aufzeichnung des Meetings an einem anderen Speicherort, als angegeben abspeichern, so setzt du einen Haken bei „Wählen Sie einen Speicherort für Aufzeichnungsdateien aus, wenn das Meeting endet“.
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Sollen Meetings mit Zoom aufgezeichnet werden, achte auf diese Punkte © Carlo Siebert
Statistiken überprüfen in Zoom
Um zu wissen, wie stark die Auslastung deines Systems ist, nutze die Statistiken von Zoom. Liegt deine CPU bei 40 – 50 % solltest du einige Dinge deaktivieren, um deine Leistung zu steigern. Denn eine Leitung, die instabil ist und so ein Meeting stört, ist im beruflichen Kontext nicht förderlich.
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Überprüfe regelmäßig deine Statistiken in Zoom © Carlo Siebert
Tastenkürzel von Zoom nutzen
Das wichtigste Tastenkürzel ist die Leertaste, um dich stumm zu schalten. Alle anderen verfügbaren Tastenkürzel von Zoom hast du in diesem Bereich auf einem Blick und kannst sie nach Bedarf aktivieren.
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Zoom bietet zahlreiche Tastenkürzel an, um dir schnelleres Agieren zu ermöglichen © Carlo Siebert
Zugänglichkeit aktivieren
In diesem Bereich kannst du den Untertitel aktivieren. Das ist eine gute Möglichkeit den Zusammenhang zu behalten, sollte die Verbindung mal schlecht sein. Zum besseren Lesen kannst du die dir die Schriftgröße auf deine Bedürfnisse einstellen.
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Hintergrundgeräusche zu laut? Aktiviere unter Zugänglichkeit den Untertitel des Meetings © Carlo Siebert