Zoom Meeting Tutorial: in 10 Minuten zum Meeting + Tipps und Tricks

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Zoom Tutorial: In 10 Minuten Meetings erstellen + Tipps und Tricks

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Wenn du noch nicht weißt, wie Zoom funktioniert, deine Probleme hast, wenn du in einen Zoom Call musst und der Sound funktioniert nicht oder ein anderes Problem mit dem Tool hast, dann ist der folgende Artikel genau der Richtige für dich.

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Was bietet Zoom?

Ich nutze Zoom für all meine Coaching Calls und teils auch für Projekte mit anderen Kunden. Tolle Vorteile des Zoom Tools sind zum Beispiel:

  • Stabilität
  • Qualität
  • Funktion

Bei der Funktion gibt es beispielsweise auch die Möglichkeit einen Fernzugriff zu beantragen. So kann man in einem Coaching mit einem Klick auf den Bildschirm von dem Kunden zugreifen, falls er mal nicht weiter weiß.


7 Schritte zur Anmeldung bei Zoom

Um dich auf Zoom anzumelden, besuchst du die Website von Zoom.

Anschließend klickst du auf den Button „kostenlose Registrierung“. Nun hast du drei Möglichkeiten dich zu registrieren:

  1. E-Mail-Adresse
  2. Google-Konto
  3. Facebook-Konto
Registrieren bei Zoom, Oberfläche Zoom zum registrieren

Es gibt 3 Möglichkeiten sich bei Zoom zu registrieren © Carlo Siebert

Im nächsten Schritt wirst du gefragt, ob du Werbe-E-Mails bekommen möchtest. Zum Ausstellen der Werbe-Mails gehst du mit einem Klick auf Einstellungen und entfernst alle Haken, die für dich nicht interessant sind.

Zoom hat dir eine Mail geschickt, die du bestätigen musst, um dein Zoom-Konto zu aktivieren.

Werbemails abbestellen Zoom

Mit einem Klick Werbe-Mails von Zoom abbestellen © Carlo Siebert

Gib im folgenden Schritt deinen Vornamen und Namen ein. Wichtig: Keine Kürzel oder sonstiges – jeder soll wissen, mit wem er es zu tun hat – Professionalität.

Kennwort und Passwort bestätigen und anschließend die Eingaben mit dem Button „Fortfahren“ bestätigen.

Daten für Login Zoom, Login Daten Zoom

Login-Daten bei Zoom festlegen © Carlo Siebert

Das nächste Fenster bietet schon direkt die Möglichkeit an, Kollegen einzuladen. Möchtest du das jetzt noch nicht, dann überspringe den Schritt.

Kollegen einladen Zoom, Einladung zum Zoom Meeting an Kollegen verschicken

Lade ganz einfach Kollegen zum Zoom Meeting ein © Carlo Siebert

Auf der nächsten Seite bekommst du deine persönliche URL angezeigt. Klickst du „per Computer dem Audio beitreten“ lädt sich Zoom. Nicht vergessen den Nutzungsbestimmungen zustimmen.

Zoom startet dann automatisch und du trittst dem Meetingraum bei. Ratsam ist es beim Beitreten über den Computer, ein Mikrofon zu haben. Bei Laptops benötigt man nicht zwingend eins, da die meisten ein Mikro eingebaut haben.

persönliche URL Zoom Meeting

Hier findest du deine persönliche URL von Zoom © Carlo Siebert

Die einzelnen Funktionen und Buttons von Zoom einfach erklärt

In deinem Zoom Fenster kannst du ganz oben „grau unterlegt“ sehen, wer gerade spricht. Weiterhin kannst du auf der Übersichtseite von Zoom sehen:

  • Was ist das Thema des Meetings (diese Einstellung kannst du später noch vornehmen)
  • Wer das Meeting erstellt hat
  • Die Einladungs-URL
  • Teilnehmer-ID
Buttons Zoom, Funktionen Zoom

Die wichtigsten Funktionen der Buttons in Zoom © Carlo Siebert

Die einzelnen Funktionen, die bildlich dargestellt sind, bedeuten:

  • Dem Audio beitreten
  • Bildschirm freigeben
  • Personen einladen

Die Bearbeitungsleiste in Zoom

In der Bearbeitungsleiste kannst du alle Einstellungen vornehmen. Folgende Funktionen sind hier aufgelistet:

Alle Funktionen von Zomm in der Bearbeitungsleiste

Die Funktionen der Bearbeitungsleiste in Zoom © Carlo Siebert

Stumm schalten – der Pfeil rechts bietet dir verschiedene Funktionen

Video starten – der Pfeil rechts bietet dir weitere Einstellungsmöglichkeiten

Einladen – Standard-E-Mail, Gmail oder Yahoo Mail

Teilnehmer verwalten

Bildschirm freigeben

Chat – dieser startet, wenn du dich Stumm schaltest

Aufzeichnen – Achtung: Das Video wird erst gerändert, wenn die Aufzeichnung beendet ist.

Meeting beenden – du kannst dich als einziger ausklinken oder für alle gesamt das Meeting beenden.

Bildschirm freigeben die Basics in Zoom

In diesem Bereich hast du 5 Möglichkeiten deinen Bildschirm freizugeben:

  1. Bildschirm
  2. Whiteboard
  3. iPhone/iPad
  4. Dokument
  5. Zoom Cloudmeetings
Bildschirm freigeben, Whiteboard, iPad, Meeting starten Zoom

Die Basics in Zoom © Carlo Siebert

Bildschirm freigeben die Erweiterung

Klickst du auf die obere Leiste den Bereich „Erweiterung“ an, so kannst du hier deinen Bildschirm freigeben, nur den Computerton freigeben oder den Inhalt einer zweiten Kamera freigeben.

Diese Funktion nutzt man, wenn eine zweite Kamera angeschlossen ist, die zum Beispiel auf dein Whiteboard zeigt. Wenn du deinen Bildschirm freigibst, dann erkennst du das am grünen Rahmen, der sich um deinen Bildschirm zeigt.

Erweiterungen nutzen bei der Bildschirmfreigabe in Zoom © Carlo Siebert

Dateien freigeben in Zoom

Möchtest du Dateien freigeben, kannst du diese direkt aus der Dropbox, OneDrive oder Google Drive entnehmen und teilen.


Die Startseite von Zoom im Überblick

Mit einem Klick auf das Zoom-Logo gelangst du auf die Startseite von Zoom. Die 3 wichtigsten Funktionen sind:

  • Einem Meeting beitreten
  • Ein Meeting veranstalten
  • Dein Konto

Meetings beitreten über Zoom

Klickst du auf die Schaltfläche „einem Meeting beitreten“, erscheint ein Feld, in dem du die ID eingibst, die dir zugeschickt wurde. Eine andere Variante wäre ein persönlicher Link. Bestätige die Eingabe über den Button „Beitreten“.

Über „einem Meeting beitreten“ kannst du auch ein Meeting planen. Den Button dazu findest du in der oberen Menüleiste.

Meeting beitreten, Zoom Meeting beitreten

Schnell einem Meeting in Zoom beitreten © Carlo Siebert

Meetings planen in Zoom

Klickst du im oberen Menüband auf „Meeting planen“, öffnet sich eine Seite, in der du alle Einstellungen vornehmen kannst.

  • Thema des Meetings
  • Beschreibung des Meetings (so wissen alle worum es sich handelt)
  • Wann und um welche Uhrzeit
  • Dauer des Meetings (Beachte: Zoom Basic Meetings haben ein Zeitlimit von 40 Minuten)
  • Zeitzone
  • Meeting-ID – Entweder automatisiert oder als Personal-Meeting-ID
  • Meeting-Passwort
  • Video – Moderator oder Teilnehmer
  • Audio – Telefon, Computeraudio oder beides
  • Meeting-Optionen
Meeting in Zoom planen

So planst du ein Meeting in Zoom © Carlo Siebert

Nach den Einstellungen auf den Button „Speichern“ und fertig!


Die Zoom App im Überblick

Gib in deiner Suchleiste des Computers Zoom ein und öffne die App. Melde dich wie gewohnt zu einem Meeting an.

Auf der Oberfläche der Zoom App (Download) findest du die Buttons, um

  1. einem Meeting beizutreten,
  2. ein neues Meeting zu starten,
  3. ein Meeting zu planen
  4. oder den Bildschirm freizugeben.

Rechts daneben befindet sich ein Kalender, der dir aufzeigt, ob und welche Meetings heute anliegen. In der Bearbeitungsleiste kannst du verschiedene Einstellungen vornehmen. Diese habe ich dir bereits im Artikel vorgestellt.


Alle Tipps und Tricks zu Zoom Meeting

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Jetzt hast du in 10 Minuten ein Meeting in Zoom erstellt. Zoom kann aber noch eine Menge mehr. Nachfolgend gehe ich darauf ein, wie du: 

  • die Zoom Client Einstellungen vornimmst,
  • Video- und Kameraeinstellungen vornimmst,
  • allgemeine Audioeinstellungen und Anpassungen vornimmst,
  • einen virtuellen Kamerahintergrund erstellst,
  • ein Zoom Meeting aufzeichnest
  • und welche Tastaturkürzel für dich interessant sein können.

Welche Zoom Einstellung im Desktopbereich kann ich vornehmen?

Öffnest du dein Zoom erscheint dein Dashboard. Rechts oben in der Ecke findest du das Zahnrad-Symbol. Mit einem Klick auf dieses kommst du in den Einstellungsbereich. Du kannst Einstellungen vornehmen in den Bereichen: 

  • Allgemein
  • Video
  • Audio
  • Chat
  • Virtueller Hintergrund
  • Aufzeichnung
  • Erweiterte Funktionen
  • Statistik
  • Tastaturkürzel
  • Zugänglichkeit
zoom Meeting Einstellungen

Von A - Z Einstellungen für dein Zoom Meeting vornehmen © Carlo Siebert


Allgemeine Einstellungen in Zoom vornehmen

In den Grundeinstellungen von Zoom sind im Bereich Anwendung und Freigabe von Inhalten bereits Haken vorhanden. Um Zoom effektiv nutzen zu können, solltest du noch einige weitere Haken setzen.

Anwendung

Einladungs-URL in Zwischenablage kopieren nach Meeting Beginn: So sparst du einige Minuten am Tag

Erinnern Sie mich „0“ Minuten vor meinen bevorstehenden Meetings: Die Option ist absolut sinnvoll, damit das Meeting in einem stressigen Arbeitsalltag nicht untergeht. Voreingestellt sind 5 Minuten, das ist allerdings etwas knapp bemessen. Sinnig sind 10 bis 15 Minuten vor Beginn des Meetings.

Freigabe von Inhalten

Freigegebenen Bildschirm im Vollbildmodus anzeigen: Hier einen Haken setzen ist sinnvoller als im Bereich „Beim Start oder Betreten eines Meetings auf Vollbildmodus anzeigen“. Letzteres kann störend sein, wenn du nebenbei noch ein Dokument öffnen musst.

Die Fernbedienung aller Anwendungen aktivieren: Dieser Bereich ist sehr interessant, sollte aber erst später eingestellt werden, wenn es notwendig wird.



Video Einstellungen in Zoom

Auch hier sind einige Voreinstellungen vorgenommen. Diese sind auch alle sinnvoll.

Mein Video

Solltest du einen leistungsschwachen Rechner besitzen, stellst du dir diesen Bereich so ein, das alles passt.

Meetings

Einstellungen im Bereich „Namen aller Teilnehmer anzeigen, mein Video nach Beitreten ausschalten, Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden“ sind sinnig und einzustellen, sollte Zoom das für dich noch nicht erledigt haben.

Video Einstellungen Zoom

Wichtige Videoeinstellungen vor dem Zoom Meeting © Carlo Siebert


Audio Einstellungen bei Zoom

Hier hat Zoom viele Voreinstellungen vorgenommen. Passe diesen Bereich nach deinen Wünschen an. Jeder User hat unterschiedliche Hardware und Lautstärkeempfinden. Auch die Hintergrundlautstärke kann man hier gezielt verändern.

Audio Einstellungen vor dem Zoom Meeting

Gute Ton- und Sprachqualität in einem Meeting sind wichtig © Carlo Siebert


Virtueller Hintergrund in Zoom aktivieren

Ein unordentliches Home-Office, Bilder im Hintergrund oder einfach nur Spielerei? Es gibt viele Aspekte den virtuellen Hintergrund bei Zoom zu aktivieren.

Möchtest du diese Funktion nutzen, kannst du über die Schaltfläche „Bild hinzufügen“ ein eigenes Bild auswählen oder du suchst dir ein schönes Bild über die Google Suche heraus. Dieses lädst du hoch und aktivierst es mit einem Klick.

virtuellen Hintergrund in Zoom aktivieren

Möchtest du deinen Hintergrund im Home-Office nicht zeigen, lege dir einen virtuellen Hintergrund an © Carlo Siebert


Aufzeichnungen in Zoom

In diesem Bereich kommt es auf die Situation an. Möchtest du Sachen aufzeichnen, reichen die Standardeinstellungen in Zoom aus. Wenn es dir wichtig ist, kannst du der Aufzeichnung einen Zeitstempel verpassen.

Einen Haken bei „Für Videoeditor von Dritten optimieren“ ist in der Regel nicht nötig, da es sich meist um interne Aufzeichnungen handelt.

Welcher Haken allerdings in diesem Bereich immer aktiv sein muss – „Video während Bildschirmfreigabe aufzeichnen“.

Möchtest du die Aufzeichnung des Meetings an einem anderen Speicherort, als angegeben abspeichern, so setzt du einen Haken bei „Wählen Sie einen Speicherort für Aufzeichnungsdateien aus, wenn das Meeting endet“.

Einstellungen im Bereich Aufzeichnung von Zoom

Sollen Meetings mit Zoom aufgezeichnet werden, achte auf diese Punkte © Carlo Siebert


Statistiken überprüfen in Zoom

Um zu wissen, wie stark die Auslastung deines Systems ist, nutze die Statistiken von Zoom. Liegt deine CPU bei 40 – 50 % solltest du einige Dinge deaktivieren, um deine Leistung zu steigern. Denn eine Leitung, die instabil ist und so ein Meeting stört, ist im beruflichen Kontext nicht förderlich.

Statistiken Zoom

Überprüfe regelmäßig deine Statistiken in Zoom © Carlo Siebert


Tastenkürzel von Zoom nutzen

Das wichtigste Tastenkürzel ist die Leertaste, um dich stumm zu schalten. Alle anderen verfügbaren Tastenkürzel von Zoom hast du in diesem Bereich auf einem Blick und kannst sie nach Bedarf aktivieren.

Tastenkürzel in Zoom für schnelles agieren

Zoom bietet zahlreiche Tastenkürzel an, um dir schnelleres Agieren zu ermöglichen © Carlo Siebert


Zugänglichkeit aktivieren

In diesem Bereich kannst du den Untertitel aktivieren. Das ist eine gute Möglichkeit den Zusammenhang zu behalten, sollte die Verbindung mal schlecht sein. Zum besseren Lesen kannst du die dir die Schriftgröße auf deine Bedürfnisse einstellen.

Zugänglichkeit aktivieren Zoom

Hintergrundgeräusche zu laut? Aktiviere unter Zugänglichkeit den Untertitel des Meetings © Carlo Siebert

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